Dataskyddsinformation för kundregister för brännolja

I Kundregistret för brännolja behandlas information om Handelslaget Varuboden-Oslas brännoljekunder. Registret upprätthålls av Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag, Teknobulevarden 3-5, 01530 Vanda.

 

Vilka uppgifter samlar vi in om våra kunder?

I kundregistret för brännolja behandlar vi för leverans och fakturering av eldningsolja bland annat dina kontaktuppgifter (t.ex. ditt namn och leveransadress för brännoljan), medlemsnumret i Handelslaget för utbetalning av Bonus, information om din beställnings- och betalningshistorik, information om särskilda saker på leveransställets tomt och det marknadsföringstillstånd eller -förbud som du har gett.

 

För vilka ändamål använder vi dina personuppgifter?

Vi använder informationen i kundregistret för brännolja

  • för att boka beställningar av eldningsolja via beställningsportalen, per telefon eller e-post och den leveransadress du anger för leveransen av brännoljebeställningen
  • för att kontrollera kreditvärdighet och säkerställa betalningen samt för fakturering av brännoljebeställningen och eventuell indrivning.

Dina personuppgifter förmedlas vidare till vår leverantörspartner för brännolja North Europe Oil Trade Oy (NEOT) för att förverkliga beställningen samt till S-gruppens ägarkunds- och kundregister för utbetalning av Bonus.

Med ditt samtycke används dina personuppgifter också för eftermarknadsföring och för kartläggning av att tjänsten fungerar t.ex. med hjälp av sms-enkäter.

 

Varifrån får vi dina personuppgifter?

De personuppgifter som finns i kundregistret för brännolja är huvudsakligen sådana som du själv har uppgett då du har beställt brännolja eller har bett om ett anbud på brännolja.

I samband med att du gör beställningen kontrollerar vi automatiskt din kreditvärdighet via vår beställningsportal för brännolja.

Vi uppdaterar ändrade namn- och kontaktuppgifter på din begäran när du tar kontakt med vår brännoljeförsäljning. Dina uppgifter uppdateras också när du matar in uppgifter vår brännoljeportal när du gör beställningen.

Du har när som helst rätt att motsätta dig att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring, genom att meddela det till Handelslaget Varuboden-Osla.

 

Vilka är de juridiska grunderna för behandlingen av personuppgifter?

Personuppgifterna i kundregistret för brännolja och information om kreditvärdighet och betalningshistoria behandlas på basis av brännoljeleveransavtalet för leveransen av brännolja.

I samband med anbudsförfrågan eller brännoljebeställningen ber vi om ditt samtycke för direktmarknadsföring, så att vi kan skicka information om brännoljeerbjudanden och om nya produkter och tjänster. Läs mer i vår dataskyddsbeskrivning.

 

Vem behandlar dina personuppgifter?

Dina uppgifter behandlas endast av sådana anställda inom Handelslaget Varuboden-Osla, NEOT Oy, andra företag inom S-gruppen eller våra tjänsteleverantörer, i vilkas uppgifter det ingår. Vi behandlar alltid dina personuppgifter omsorgsfullt och iakttar god informationshanteringspraxis.

Vi överlåter dina personuppgifter (namn, adress, e-postadress och telefonnummer) för beställningsbekräftelse och brännoljeleverans till NEOT Oy, som ansvarar för leveransen av brännoljan till objektets adress. Ungefär ett dygn före leveransen får du ett sms om leveransen från NEOT till det mobilnummer du har uppgett i samband med beställningen.

Dessutom kan vi överlåta dina uppgifter inom S-gruppen till ekonomiförvaltningen för fakturering av brännoljeleveransen och till S-gruppens ägarkunds- och kundregister för utbetalning av Bonus.

Personuppgifter behandlas inte utanför Europeiska unionen eller utanför den Europeiska ekonomiska sfären.

 

Hur länge förvarar vi dina uppgifter?

Vi förvarar de personuppgifter som är relaterade till handeln med brännolja så långe kundrelationen pågår. Vi tar regelbundet bort föråldrade uppgifter. Efter att kundrelationen upphört beror förvaringstiden på personuppgifterna och för vilka ändamål de behandlas. Vi följer de lagstadgade förpliktelserna för lagring av information.

Brännoljebeställning som har gjorts på beställningsblankett sparar vi den innevarande månaden och de två följande månaderna eller ända tills vi har mottagit betalningen. Beställningar som har gjorts via beställningsportalen och beställningsuppgifterna avlägsnar vi ur beställningsportalen efter att beställningen har förts över till ekonomiförvaltningen för fakturering.

I vårt kundsystem för brännoljeförsäljning förvarar vi köp- och betalningshistorik för brännoljebeställningar under det pågående året och de två följande åren från den senaste beställningen och efter det avlägsnas uppgifterna.

NEOT och den transportfirma NEOT har valt förvarar uppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde om brännoljeförsäljning, mätarbiljett och leveranssedel som en del av bokföringsmaterialet den tid som bokföringslagstiftningen förutsätter.

 

Vilka rättigheter har du?

Du får information om behandlingen av dina personuppgifter i den här dataskyddsinformationen och närmare i dataskyddsbeskrivningen för kundregistret för brännolja.

Du har rätt att få tillgång till dina egna personuppgifter. Du gör det enklast genom att göra en begäran via vår elektroniska webblankett eller genom att be om dina uppgifter från vårt handelslag. Du kan korrigera felaktiga eller bristfälliga kunduppgifter genom att ta kontakt direkt med vår brännoljeförsäljning.

Du har rätt att förbjuda direktmarknadsföring som görs utgående från uppgifterna i kundregistret och sms-påminnelser om ny brännoljebeställning.

 

Hur påverkar behandlingen av personuppgifter dig och hur skyddas personuppgifterna?

Vi skyddar dina personuppgifter omsorgsfullt under hela deras livscykel genom att använda ändamålsenliga dataskydds- och datasäkerhetsmedel. Leverantören av beställningsportalen för brännolja och NEOT som ansvarar för brännoljeleveranserna behandlar dina uppgifter under behandlingen av beställningen och leveransen i datasäkra serverutrymmen. Tillgången till personuppgifterna har begränsats och personalen har tystnadsplikt.

Inom S-gruppen skyddar vi personuppgifterna bland annat genom förutseende riskhantering och säkerhetsplanering, genom skydd av datatrafik och genom att använda säkra lokaliteter, passerkontroll och säkerhetssystem. Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den första behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och uppföljning av användarrättigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet de anställda som deltar i behandlingen av personuppgifter och sörjer för att också våra samarbetsparters personal förstår vikten av att personuppgifterna behandlas konfidentiellt och på ett säkert sätt. Vi väljer de underleverantörer vi använder med omsorg. Vi uppdaterar ständigt vår interna praxis och våra anvisningar.

Om personuppgifterna trots alla skyddsåtgärder hamnar i fel händer, är det möjligt att personuppgifterna missbrukas. Om vi upptäcker ett sådant fall, börjar vi omedelbart utreda det och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar myndigheter och den registrerade om dataskyddsincidenten i enlighet med kraven i lagstiftningen.

 

Vem kan jag kontakta?

I frågor som gäller kundregistret för brännolja kan du kontakta vår enhet genom att klicka här.
Vi besvarar också frågor som gäller behandlingen av personuppgifter och dataskydd också på adressen: tietosuojavastaava@sok.fi.
I oklara situationer kan du också kontakta den övervakande myndigheten. Läs mer http://www.tietosuoja.fi.

I frågor som gäller kundregistret kan du kontakta vbo.tietosuoja@sok.fi.