Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19Tässä tietosuojaselosteessa mainitut henkilötietojen käsittelykuvaukset koskevat myös tytäryhtiö Varuboden på Ålandia.
Käsittelemme henkilötietoja Varuboden-Osla:n osuuskuntalain 4 luvun 14 §:n mukaisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi sekä jäsenyyden ja jäsenhallinnon hoitamiseksi. Osuuskaupan jäsenet ovat myös S-ryhmän asiakasomistajia. Asiakasomistajien henkilötietojen käsittely kuvataan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin tietosuojaselosteessa.
Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin (kuten osuuskuntalaki) sekä osuuskaupan sääntöihin.
Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
Käsiteltävät henkilötiedot
Jäsenluettelon ylläpitämiseksi käsittelemme osuuskaupan jäsenistä seuraavia henkilötietoja:
jäsenen nimi ja osoite,
jäsenyyden alkamispäivä,
jäsenen osuuksien lukumäärä, sekä
jäsenen osuutta rasittava pantti- tai muu oikeus.
Luettelossa entisistä jäsenistä käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
jäsenen nimi ja osoite,
jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä,
jäsenen osuuksien lukumäärä, sekä
jäsenen osuutta rasittava pantti- tai muu oikeus.
Jäsenyyden ja jäsenhallinnon hoitamiseksi käsittelemme edellä kuvattujen henkilötietojen lisäksi mahdollisia jäsenen tunnistamista tai yksilöimistä koskevia tietoja, jotka ovat tarpeen osuuskaupalle jäseneksi hyväksymistä varten, henkilötunnusta, jäsennumeroa, mahdollista tietoa turvakiellosta, pankkiyhteystietoja, osuusmaksun suorittamista koskevia tietoja, osuuskaupan osuuskuntalain 16 luvun tarkoittamia ja/tai sääntöihin perustuvia varojenjakoa (kuten korko ja ylijäämänpalautus) koskevia tietoja sekä tietoa jäsenen kuolinpäivästä.
Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Saamme henkilötiedot pääosin rekisteröidyltä itseltään. Nimi-, osoite-, ja kuolintietojen päivityksiä saamme myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
Henkilötietojen vastaanottajat
Käsittelemme henkilötietoja tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme Suomen Osuuskauppojen Keskuskunnan SOK:n palveluita sekä ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Voimme luovuttaa osuuskaupan osuuskuntalain mukaisen jäsenluettelon tietoja jäsenten nimistä ja jäsenyyden alkamisesta tietoja pyytäville. Entisistä jäsenistä voimme luovuttaa edellä mainittujen tietojen lisäksi tiedon jäsenyyden päättymisestä. Voimme luovuttaa osuuskaupan osuuskuntalain mukaisen jäsenluettelon muita tietoja jäsenelle, osuuden omistajalle, velkojalle ja muulle, joka osoittaa etunsa sitä vaativan osuuskuntalain mukaisesti.Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, kuten esimerkiksi pankille, verohallinnolle ja viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten. Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät osoitteesta: https://eur-lex.europa.eu/
Henkilötietojen säilytysaika tai sen määrittämisen kriteerit
Säilytämme tämän selosteen mukaisia henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Henkilötietoja säilytetään jäsenyyden päätyttyä kalenterivuoden loppuun + kuusi (6) vuotta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä eli henkilöillä, joiden henkilötietoja käsittelemme tämän selosteen mukaisesti, on seuraavat oikeudet:
oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
oikeus tietojen oikaisemiseen
Jos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.
Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä tässä selosteessa määriteltyyn rekisterinpitäjään.
Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.
Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia turvatoimia. Suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti. Valitsemme käyttämämme palvelukumppanit huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
