Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 679/2016, artiklarna 12, 13, 14 ja 19De beskrivningar av behandling av personuppgifter som nämns i denna dataskyddsbeskrivning gäller även dotterbolaget Varuboden på Åland.
Vi behandlar personuppgifter för att upprätthålla den medlemsförteckning som avses i 4 kap. 14 § i lagen om andelslag samt för att hantera medlemskapet och medlemsadministrationen i Varuboden-Osla. Handelslagets medlemmar är också ägarkunder i S-gruppen. Behandlingen av ägarkunders personuppgifter beskrivs i dataskyddsbeskrivningen för S-gruppens ägarkunds- och kundregister.
Grund för behandlingen av personuppgifter
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på lagstadgade skyldigheter (såsom lagen om andelslag) samt på handelslagets stadgar.
Beskrivning av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse
Behandlingen av personuppgifter baserar sig inte på den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse.
Personuppgifter som behandlas
För att upprätthålla medlemsförteckningen behandlar vi följande personuppgifter om handelslagets medlemmar:
medlemmens namn och adress,
datum då medlemskapet började,
antalet andelar som medlemmen innehar, samt
panträtt eller annan rättighet som belastar medlemmens andel.
I förteckningen över tidigare medlemmar behandlar vi följande personuppgifter:
medlemmens namn och adress,
datum då medlemskapet började och upphörde,
antalet andelar som medlemmen innehar, samt
panträtt eller annan rättighet som belastar medlemmens andel.
För att hantera medlemskapet och medlemsadministrationen behandlar vi, utöver de personuppgifter som beskrivs ovan, eventuella uppgifter för identifiering eller specificering av medlemmen som handelslaget behöver för att godkänna personen som medlem, personbeteckning, medlemsnummer, eventuell uppgift om spärrmarkering, bankuppgifter, uppgifter om betalning av andelsinsatsen, uppgifter om sådan utbetalning av medel (såsom ränta och återbäring av överskott) som avses i 16 kap. i lagen om andelslag och/eller grundar sig på stadgarna samt uppgift om medlemmens dödsdatum.
Uppgiftskälla och beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källor
Vi får personuppgifterna huvudsakligen från den registrerade själv. Uppdateringar av namn-, adress- och dödsuppgifter får vi också från myndigheter och företag som tillhandahåller uppdateringstjänster.
Mottagare av personuppgifter
Vi behandlar personuppgifter för de ändamål som anges i denna beskrivning i elektroniska system och tjänster. Vi anlitar tjänster som tillhandahålls av Centrallaget för Handelslagen i Finland SOK samt externa tjänstepartner för att producera system- och stödtjänster. Vi sörjer för att våra partners skydd av personuppgifter är på en tillräcklig nivå på det sätt som lagstiftningen förutsätter. Vi kan lämna ut uppgifter om medlemmarnas namn och tidpunkten då medlemskapet började ur handelslagets medlemsförteckning, som förs enligt andelslagslagen. När det gäller tidigare medlemmar kan vi utöver de uppgifter som nämns ovan lämna ut uppgift om när medlemskapet upphörde. Vi kan lämna ut andra uppgifter ur handelslagets medlemsförteckning, som förs enligt lagen om andelslag, till en medlem, en andelsägare, en borgenär eller någon annan som i enlighet med lagen om andelslag visar att dennes intresse kräver det.Vi kan lämna ut personuppgifter till myndigheter inom de gränser som gällande lagstiftning tillåter och förutsätter, till exempel till en bank eller Skatteförvaltningen samt vid besvarande av myndigheters begäran om uppgifter.
Överföring av personuppgifter till tredjeländer eller till en internationell organisation samt tillämpade skyddsgarantier
Vi anlitar underleverantörer för behandling av personuppgifter, och personuppgifter överförs i begränsad omfattning utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) för att tillhandahålla tjänster, utföra tekniskt underhåll och erbjuda support. Vi kan utföra sådana överföringar om Europeiska kommissionen har beslutat att nivån på mottagarlandets eller mottagarorganisationens dataskydd är tillräcklig eller vi annars kan säkerställa den tillräckliga nivån på personuppgifternas skydd i enlighet med den tillämpliga lagstiftningen till exempel genom att använda de standardavtalsklausuler som Europeiska kommissionen godkänt. Standardavtalsklausulerna som Europeiska kommissionen har godkänt finns på adressen: https://eur-lex.europa.eu/
Förvaringstid för personuppgifter eller kriterier för fastställande av den
Personuppgifter i enlighet med denna beskrivning lagras endast så länge och i den omfattning som de är nödvändiga och som den personuppgiftsansvarige använder dem för verksamhet som hänför sig till ovannämnda behandlingsändamål. Personuppgifterna lagras efter att medlemskapet har upphört till utgången av kalenderåret + sex (6) år.
Den registrerades rättigheter
Den registrerade, det vill säga den person vars personuppgifter vi behandlar i enlighet med denna beskrivning, har följande rättigheter:
Rätt att få tillgång till sina personuppgifter (genom en begäran om information)
Rätt att få sina uppgifter korrigerade
Om den registrerade vill utöva sina rättigheter eller få mer information om behandlingen av sina personuppgifter kan hen kontakta den personuppgiftsansvarige som anges i denna dataskyddsbeskrivning.Den registrerade har också rätt att anföra klagomål hos övervakningsmyndighet om hen anser att behandlingen av hens personuppgifter strider mot gällande dataskyddslagstiftning.
Återkallande av samtycke
Den registrerade har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Om samtycket återkallas upphör den personuppgiftsansvarigas rätt att behandla personuppgifter för sådana ändamål för vilkas behandling det inte finns någon annan grund än samtycket. Samtycket kan återkallas genom att kontakta den personuppgiftsansvarige som anges i denna beskrivning.
Följder av att personuppgift inte lämnas på avtal
Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på ett avtal.
Betydelsefulla uppgifter för automatiserat beslutsfattande eller profilering
Behandlingen av personuppgifter är inte relaterad till automatiserat beslutsfattande och det görs ingen profilering utgående från personuppgifterna.
Följder av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder
Vi skyddar dina personuppgifter omsorgsfullt under hela deras livscykel genom att använda ändamålsenliga säkerhetsmetoder. Vi skyddar personuppgifter bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, skydd av datakommunikationen, kontinuerligt underhåll av informationssystemen, säkerhetskopiering samt genom att använda säkra tekniska utrymmen, passerkontroll och säkerhetssystem. Beviljande och övervakning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet de anställda som deltar i behandlingen av personuppgifter. Vi väljer våra underleverantörer omsorgsfullt. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar. Om vi trots alla våra skyddsåtgärder upptäcker en personuppgiftsincident undersöker vi den utan dröjsmål och försöker förhindra den skada som orsakats. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i dataskyddslagstiftningen.
