Edustajistovaalirekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen, päivitetty 2.9.2025)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19Tässä tietosuojaselosteessa mainitut henkilötietojen käsittelykuvaukset koskevat myös tytäryhtiö Varuboden på Ålandia.

Rekisterinpitäjä

Nimi: Osuuskauppa Varuboden-Osla HandelslagPostiosoite: Äyritie 22, 01510 VantaaPuhelin: 010 76 2600Käyntiosoite: Äyritie 22, 01510 VantaaY-tunnus: 2364515-1

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

vbo.tietosuoja@sok.fi

Rekisterin nimi

Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslagin edustajistovaalirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojasi kerätään ja tallennetaan edustajiston vaalien ehdokaslistojen ja vaalikoneen tuottamiseen, ehdokkaiden esittelyyn ja edustajistovaalin järjestämiseen. Toimittamiesi henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag.Rekisterin tietojen perusteella tuotetaan Osuuskaupan edustajiston vaalien ehdokaslistat ja vaalikone sekä järjestetään vaali. Osuuskauppa voi lähettää ehdokaslistan tarkastus- ja täydennyspyyntöjä ehdokaslistan asiamiehille ja vaalikonekutsuja ja muistutuksia vaalikoneeseen osallistumista varten Osuuskaupan edustajistovaalien ehdokkaille. Osuuskauppa määrittää vaalikonepalvelun syötettävät tiedot.Ehdokkaan vaalikoneeseen täyttämät tiedot ovat vaalikoneessa sen julkaisemisen jälkeen julkisesti löydettävissä.Rekisterin tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

(Art. 6.1 a) SuostumusHenkilötietojasi käsitellään suostumuksen perusteella.

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Edustajistovaalin ehdokkaat ja ehdokaslistojen asiamiehet.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin kerätään seuraavia ehdokaslistojen asiamiesten tietoja:

ehdokaslistan asiamiehen ja varamiehen nimi,
osoite,
jäsennumero,
puhelinnumero ja
sähköpostiosoite.

Ehdokkaan ehdokaslistalle antamia tietoja:

nimi,
ehdokkaan arvo tai ammatti,
osoite,
puhelinnumero,
sähköpostiosoite ja
jäsennumero.

Vaalikoneessa käsiteltävien ehdokkaaseen liittyviä tietoja:

ehdokkaan jäsenalue,
ehdokkaan numero,
ehdokaslistan nimi,
ehdokkaan asuinkunta,
ikä,
ehdokkaan motto tai vaaliteema,
muut ehdokkaan vastaukset vaalikoneen kysymyksiin,
ehdokkaan valokuva ja
ehdokkaan sosiaalisten medioiden sivut

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Ehdokaslistan asiamies ja/tai ehdokas itse sekä asiakasomistajarekisteri.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Henkilötietoja käsitellään Edita Prima Oy:n toimesta Suomessa/ Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika tai sen määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Rekisterin tietoja voidaan säilyttää Osuuskaupan seuraaviin vaaleihin saakka, jotta mahdollinen varaedustajan valinta voidaan toteuttaa. Rekisterin tiedot hävitetään tietoturvallisesti edustajistokauden loputtua.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin tietopyynnön kautta
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
Vastustamisoikeus
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai Osuuskaupan S-vaalilautakuntaan.Jos henkilö peruuttaa suostumuksensa ehdokaslistaa varten annettujen tietojen käsittelemiseen, ei hän enää voi olla ehdokkaana tai ehdokaslistan asiamiehenä Osuuskaupan edustajiston vaalissa. Jos rekisteröity peruuttaa suostumuksensa vaalikonetta varten annettujen henkilötietojen käsittelemiseen, poistetaan hänen tietonsa vaalikoneesta, mutta hän voi edelleen olla ehdokkaana vaalissa.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Vaalijärjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.