Register för ordnande av fullmäktigeval

DATASKYDDSBESKRIVNING (fr.o.m. 25.5.2018, uppdaterad 2.9.2025)

Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679, artiklarna 12, 13, 14 och 19De beskrivningar av behandling av personuppgifter som nämns i denna dataskyddbeskrivning gäller även dotterbolaget Varuboden på Åland.

Personuppgiftsansvarig

Namn: Osuuskauppa Varuboden-Osla HandelslagPostadress: Örevägen 22, 01510 VandaTelefon: 010 76 2600Besöksadress: Örevägen 22, 01510 VandaFO-nummer: 2364515-1

Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

tietosuojavastaava@sok.fi

Person som sköter registerärenden

vbo.tietosuoja@sok.fi

Registrets namn

Ändamål med behandling av personuppgifter

Dina personuppgifter samlas in och sparas för att producera kandidatlistor och en valkompass till fullmäktigevalet, presentera kandidaterna och ordna fullmäktigevalet. Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter du lämnar.Utifrån uppgifterna i registret produceras kandidatlistor och en valkompass för handelslagets fullmäktigeval och valet ordnas. Handelslaget kan skicka begäranden om granskning och komplettering av kandidatlistan till kandidatlistans ombud samt inbjudningar till valkompassen och påminnelser om densamma till kandidaterna i handelslagets fullmäktigeval. Handelslaget fastställer vilka uppgifter som matas in i valkompasstjänsten.De uppgifter som kandidaten har angett i valkompassen finns tillgängliga för allmänheten i valkompassen efter offentliggörandet.Uppgifterna i registret används inte för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring.

Grund för behandling av personuppgifter

(Art. 6.1 a) SamtyckeDina personuppgifter behandlas på grundval av samtycke.

Beskrivning av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse

Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

Beskrivning av grupper av registrerade

Kandidater i fullmäktigevalet och ombud för kandidatlistor.

Personuppgifter som behandlas

Följande uppgifter om ombuden för kandidatlistorna samlas in i registret:

namn på kandidatlistans ombud och dennas ersättare,
adress,
medlemsnummer,
telefonnummer och
e-postadress.

Information som kandidaten lämnar till kandidatlistan:

namn,
kandidatens titel eller yrke,
adress,
telefonnummer,
e-postadress och
medlemsnummer.

Information om kandidaten som behandlas i valkompassen:

kandidatens medlemsområde,
kandidatens nummer,
kandidatlistans namn,
kandidatens boendekommun,
ålder,
kandidatens motto eller valtema,
övriga svar från kandidaten på valkompassens frågor,
ett fotografi av kandidaten och
kandidatens sidor på sociala medier

Uppgiftskälla och beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källor

Kandidatlistans ombud och/eller kandidaten själv samt ägarkundsregistret.

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter behandlas i elektroniska system och tjänster för de ändamål som har fastställts i denna beskrivning. Vi anlitar externa servicepartner för att tillhandahålla system- och supporttjänster. Personuppgifter kan överföras till servicepartner i den omfattning som de deltar i genomförandet av åtgärder inom ramen för det givna uppdraget.Personuppgifterna behandlas av Edita Prima Oy i Finland/inom Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.Vi säkerställer att våra partner har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter i enlighet med lagstiftningen.Vi lämnar inte ut registeruppgifter till tredje part. Detta gäller inte utlämnande av uppgifter till myndigheter i enlighet med villkoren och skyldigheterna i gällande lagstiftning, till exempel när vi svarar på myndigheters uppgiftsförfrågningar.

Överföring av personuppgifter till tredjeländer eller till en internationell organisation och skyddsgarantier som används

Vi överför inga personuppgifter till tredjeländer utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Lagringstid för personuppgifter och kriterier för fastställande av lagringstid

Personuppgifter i enlighet med denna beskrivning lagras endast så länge och i den omfattning som de är nödvändiga och som den personuppgiftsansvarige använder dem för verksamhet som hänför sig till ovannämnda behandlingsändamål.Uppgifterna i registret kan sparas fram till Handelslagets nästa val för att ett eventuellt val av suppleant ska kunna genomföras. Uppgifterna i registret raderas på ett datasäkert sätt efter fullmäktigeperiodens slut.

Den registrerades rättigheter

Registrerade personer har följande rättigheter:

Rätt till tillgång till personuppgifter genom att lämna en informationsbegäran
Rätt till rättelse
Rätt till radering
Rätt till begränsning av behandling (bestrida uppgifternas korrekthet eller olaglig behandling)
Rätt att motsätta sig behandling
Rätt till återkallande av samtycke
Rätt till dataportabilitet (gällande automatiserad behandling)
Rätt att få information om en personuppgiftsincident

Om en person vill utöva sina rättigheter eller få mer information om behandlingen av sina personuppgifter kan hen kontakta den personuppgiftsansvarige som anges i denna dataskyddsbeskrivning.Personen har också rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att vi bryter mot de tillämpliga bestämmelserna om dataskydd vid behandlingen av personuppgifterna.

Återkallande av samtycke

En registrerad har rätt att återkalla sitt samtycke om hen så önskar. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av behandling som utförts med stöd av samtycket innan det återkallades.En person kan återkalla sitt samtycke genom att kontakta den registeransvarige eller Handelslagets S-valnämnd.Om en person återkallar sitt samtycke till behandling av uppgifter som lämnats för kandidatlistan, kan hen inte längre vara kandidat eller ombud för kandidatlistan vid Handelslagets fullmäktigeval. Om den registrerade återkallar sitt samtycke till behandlingen av personuppgifter som lämnats för valkompassen, avlägsnas personens uppgifter från valkompassen, men hen kan fortfarande vara kandidat i valet.

Följder av att personuppgift inte lämnas vid avtal

Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på ett avtal.

Uppgifter som är betydelsefulla för automatiserat beslutsfattande eller profilering

Behandlingen av personuppgifter anknyter inte till automatiserat beslutsfattande och ingen profilering görs utifrån personuppgifter.

Följder av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Vi skyddar personuppgifterna omsorgsfullt under hela deras livscykel med adekvata dataskydds- och datasäkerhetsmetoder. Leverantörerna av valsystem behandlar personuppgifterna i datasäkra serverutrymmen. Åtkomsten till personuppgifterna är begränsad och personalen har tystnadsplikt.I S-gruppen skyddar vi dina personuppgifter bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, metoder för att skydda datakommunikationen och genom att använda säkra utrymmen för utrustningen, åtkomstkontroll och säkerhetssystem. Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den initiala behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och övervakning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter och ser till att även personalen hos våra samarbetspartner förstår att personuppgifter är konfidentiella och att det är viktigt att de behandlas på ett säkert sätt. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar.Om personuppgifter trots alla våra skyddsåtgärder hamnar i fel händer, är det möjligt att missbruk av personuppgifter sker. Om vi upptäcker en sådan händelse, börjar vi omedelbart utreda händelsen och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen.