Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslagin vuokrahallinnon rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen, päivitetty 24.1.2025)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Tässä tietosuojaselosteessa mainitut henkilötietojen käsittelykuvaukset koskevat myös tytäryhtiö Varuboden på Ålandia.

 

  1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag

Postiosoite:      PL 35, 01531 Vantaa

Puhelin: 010 762 600

Käyntiosoite: Teknobulevardi 3-5, 01530 Vantaa

Y-tunnus: 2364515-1

 

  1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

  1. Rekisteriasioita hoitava henkilö

vbo.tietosuoja@sok.fi

 

  1. Rekisterin nimi

Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslagin vuokrahallinnon rekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Vuokrahallinnon rekisterissä henkilötietoja käsitellään vuokrasopimusten hallinnointiin, laskutukseen ja ylläpitoon.

Vuokrasopimuksen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

  • Varmistaa vuokrasopimuksen toisen tahon henkilöllisyys
  • Vuokran maksuseuranta, luottotietojen tarkistus
  • Vuokrasopimusten hallinnointi

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Art 6.1 b) Sopimus

Henkilötietojen käsittely perustuu vuokrasopimuksen velvoitteiden toteuttamiseksi.

Art. 6.1 c) Lakisääteinen velvoite

  • Kirjanpitolaki
  • laki asuinhuoneiston vuokrauksesta
  • laki liikehuoneiston vuokrauksesta

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

 

  1. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

 

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Vuokrasopimus:

  • vuokralaisen nimi
  • henkilötunnus
  • osoite
  • puhelinnumero
  • sähköposti
  • muut taloudessa asuvat

 

  1. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Yhteystiedot, henkilötunnus

 

  1. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Henkilötiedot ovat vuokralaisen itsensä antamia tilojen vuokraamisen yhteydessä. Tarvittavat tiedot on pyydetty vuokrasopimuksen täyttämistä varten.

 

  1. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Tietoja käsittelevät ainoastaan sellaiset työntekijät, jotka vastaavat vuokrahallinnosta. Henkilötietoja käsitellään aina huolellisesti ja noudatamme hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rajattuja henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa kohteen huoltoliikkeelle heidän työtään velvoittavissa rajoissa.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

 

  1. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

 

  1. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Vuokrasopimuksia säilytetään myös vuokrasopimuksen päättymisen jälkeen lain velvoittamin edellytyksin kuusi vuotta kuluvan vuoden jälkeen.

 

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin tietopyynnön kautta

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Oikeus tietojen poistamiseen

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

  1. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

 

  1. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Vuokrasopimuksen allekirjoittaminen ei toteudu.

 

  1. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Vuokrahallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu koskemaan ainoastaan niitä, joiden työtehtäviin tiedot liittyvät.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.