Hyresförvaltning

DATASKYDDSBESKRIVNING (fr.o.m. 25.5.2018, uppdaterad 17.9.2025)

Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 679/2016, artiklarna 12, 13, 14 ja 19De beskrivningar av behandling av personuppgifter som nämns i denna dataskyddsbeskrivning gäller även dotterbolaget Varuboden på Åland.

Personuppgiftsansvarig

Namn: Osuuskauppa Varuboden-Osla HandelslagPostadress: Örevägen 22, 01510 Vanda Telefon: 010 762 600Besöksadress: Örevägen 22, 01510 VandaFO-nummer: 2364515-1

Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

tietosuojavastaava@sok.fi

Person som sköter registerärenden

vbo.tietosuoja@sok.fi

Registrets namn

Handelslaget Varuboden-Oslas register för hyresförvaltningen

Ändamål med behandling av personuppgifter

Personuppgifterna behandlas i hyresförvaltningens register i samband med administration, fakturering och underhåll av hyresavtal.Ändamålen för behandling av personuppgifter i hyresavtalet är:• Verifiera identiteten på den andra parten i hyresavtalet • Uppföljning av hyresbetalningar, kreditupplysning • Administration av hyresavtal

Grund för behandling av personuppgifter

Art 6.1 b) AvtalBehandlingen av personuppgifter grundar sig på fullgörandet av hyresavtalets förpliktelser. Art. 6.1 c) Rättslig förpliktelse- Bokföringslagen- Lag om hyra av bostadslägenhet- Lag om hyra av affärslokalBehandlingen av personbeteckningen grundar sig på entydig identifiering av den registrerade, och den registrerades eller den personuppgiftsansvarigas rättigheter och skyldigheter.

Beskrivning av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse

Behandlingen av personuppgifter baserar sig inte på den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse.

Personuppgifter som behandlas

Hyresavtal:

hyresgästens namn
personbeteckning
adress
telefonnummer
e-post
andra som bor i hushållet
FO-nummer vid behov

Kategorier av personuppgifter som behandlas

Kontaktuppgifter, personbeteckning

Uppgiftskälla och beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källor

Personuppgifterna lämnas av hyresgästen själv i samband med uthyrningen av lokalen.Nödvändig information har begärts för ifyllande av hyresavtal.

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter behandlas för ändamål som har definierats i den här beskrivningen i elektroniska system och tjänster. Uppgifterna behandlas endast av sådana medarbetare som ansvarar för hyresförvaltningen. Personuppgifter behandlas alltid omsorgsfullt och med iakttagande av god informationshanteringspraxis.Vi använder externa servicepartner för att producera system- och stödtjänster. Personuppgifter kan överföras till använda servicepartner till den del som de deltar i genomförande av åtgärder inom ramen för det uppdrag de har fått, till exempel granskning av kreditupplysningar sköts av en extern partner. Vi sörjer för att våra partners skydd av personuppgifter är på en tillräcklig nivå på det sätt som lagstiftningen förutsätter. Begränsade personuppgifter kan utgående från avtal eller gällande lagstiftning överlåtas till serviceföretag i den utsträckning som deras arbete kräver.Vi överlåter information till myndigheter inom de gränser som den gällande lagstiftningen tillåter och ålägger, till exempel då vi svarar på myndigheters begäran om information.

Överföring av personuppgifter till tredjeländer eller till en internationell organisation och skyddsgarantier som används

Vi överför inte personuppgifter till tredjeländer utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller till internationella organisationer.

Lagringstid för personuppgifter och kriterier för fastställande av lagringstid

Personuppgifter i enligt med den här beskrivningen förvaras bara så länge och i den omfattning som det är nödvändigt, och personuppgiftsansvariga utnyttjar dem endast i den verksamhet som de är avsedda för. Hyresavtal sparas också efter hyresavtalets utgång i sex år efter innevarande år, i enlighet med vad som krävs enligt lag.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade personen har följande rättigheter:• Rätt till tillgång till personuppgifter genom att lämna en informationsbegäran• Rätt till rättelse• Rätt att få sina uppgifter avlägsnade• Rätt att begränsa behandlingen• Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annatOm en person vill utöva sina rättigheter eller få mer information om behandlingen av sina personuppgifter kan hen kontakta den personuppgiftsansvarige som anges i denna dataskyddsbeskrivning.Personen har också rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att vi bryter mot de tillämpliga bestämmelserna om dataskydd vid behandlingen av personuppgifterna.

Återkallande av samtycke

Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på samtycke.

Följder av att personuppgift inte lämnas på avtal

Undertecknandet av hyresavtalet förverkligas inte.

Uppgifter som är betydelsefulla för automatiserat beslutsfattande eller profilering

Behandlingen av personuppgifter anknyter inte till automatiserat beslutsfattande och ingen profilering görs utifrån personuppgifter.

Följder av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Vi skyddar personuppgifterna omsorgsfullt under hela deras livscykel med adekvata dataskydds- och datasäkerhetsmetoder. Hyresförvaltningens systemleverantörer behandlar personuppgifterna i datasäkra serverutrymmen Åtkomst till personuppgifter har begränsats endast till dem som har arbetsuppgifter som är relaterade till personuppgifterna.Inom S-gruppen skyddar vi personuppgifterna bland annat genom förutseende riskhantering och säkerhetsplanering, genom skydd av datatrafik, genom kontinuerligt underhåll av datasystem, genom säkerhetskopiering och genom att använda säkra lokaliteter, passerkontroll och säkerhetssystem. Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den första behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och övervakning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter och ser till att även personalen hos våra samarbetspartner förstår att personuppgifter är konfidentiella och att det är viktigt att de behandlas på ett säkert sätt. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar.Om personuppgifter trots alla våra skyddsåtgärder hamnar i fel händer, är det möjligt att identitetsstöld eller annat missbruk av personuppgifter sker. Om vi upptäcker en sådan händelse, börjar vi omedelbart utreda händelsen och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen.