TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen, päivitetty 24.1.2025)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Tässä tietosuojaselosteessa mainitut henkilötietojen käsittelykuvaukset koskevat myös tytäryhtiö Varuboden på Ålandia.

 

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag

Postiosoite: PL 35, 01531 Vantaa

puh: 010 76 2600

Käyntiosoite: Teknobulevardi 3-5, 01530 Vantaa

Y-tunnus: 2364515-1

 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

vbo.tietosuoja@sok.fi

 

4. Rekisterin nimi

Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslagin sidosryhmien yhteystietorekisteri

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan yhteystietorekisteriimme toiminnan varmistamiseksi, tiedon jakamiseksi, kouluttamista varten, yhteydenpitoon häiriötilanteissa tai mahdollisiin muihin sidosryhmäyhteydenottoihin liittyen.

 

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Sidosryhmästä riippuen sopimus, suostumus tai laki, joka velvoittaa keräämään yhteystiedot.

 

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

 

8. Käsiteltävät henkilötiedot

• Nimi
• Puhelinnumero
• Osoite
• Sähköpostiosoite

 

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Yhteystiedot

 

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään tai sidosryhmän yhteyshenkilöltä tai yritykseltä.

 

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

 

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

 

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään niin kauan kuin yhteistyö kyseisen sidosryhmän ja henkilön välillä on ajankohtaista.

 

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin tietopyynnön kautta

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Oikeus tietojen poistamiseen

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)

Vastustamisoikeus

Oikeus peruuttaa suostumus

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)

Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

15. Suostumuksen peruuttaminen

Suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

 

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Yhteistyö osuuskauppa Varuboden-Oslan ja sidosryhmän välillä ei voi jatkua.

 

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.