Yhteistyökumppani- ja sidosryhmärekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (11.11.2025 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19 Tässä tietosuojaselosteessa mainitut henkilötietojen käsittelykuvaukset koskevat myös tytäryhtiö Varuboden på Ålandia.

Rekisterinpitäjä

Nimi: Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag Postiosoite: Äyritie 22, 01510 Vantaa puh: 010 76 2600 Käyntiosoite: Äyritie 22, 01510 Vantaa Y-tunnus: 2364515-1

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

vbo.tietosuoja@sok.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on osuuskauppamme yhteistyökumppani- ja sidosryhmätyöhön liittyvä viestintä, kontaktitietojen ylläpito, tilaisuuksien ja tapahtumienjärjestäminen sidosryhmille tai yhteistyökumppaneille, sopimusneuvottelujen tukeminen,tapahtumatuotanto, sekä tutkimus-, palaute- tai muiden kyselyjen toteuttamine

Käsiteltävät henkilötiedot

• Nimi • Puhelinnumero • Sähköpostiosoite • Organisaatio / työnantaja • Nimike / asema organisaatiossa • Muut viestinnästä kertyneet tiedot • Bonuskumppanuusprosessiin liittyvät tiedot

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakas-, yhteistyö- tai vastaavaan merkitykselliseen suhteeseen. Rekisteriin merkityt henkilöt ovat S-ryhmän näkökulmasta merkittävien sidosryhmien tai yhteistyökumppanien edustajia. Rekisteröity on otettu mukaan rekisteriin asemansa, työtehtävänsä tai S-ryhmän kannalta tärkeän sidosryhmäyhteyden vuoksi. Suoramarkkinoinnin lähettäminen sekä palveluiden toimivuuden kartoittaminen perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus markkinointitarkoituksiin niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä osoitteeseen vbo.tietosuoja@sok.fiBonuspartnerien osalta henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen.

Mistä saamme henkilötiedot?

Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Voimme hakea tietoja myös julkisista lähteistä, kuten yritysten internetsivuilta sekä hakemistopalveluista.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Lisäksi tarkistamme ja poistamme säännöllisesti vanhentuneita henkilötietoja.Säilytämme henkilötietoja lähtökohtaisesti yhteistyö- tai sidosryhmäsuhteen keston ajan, jonka päätyttyä tiedot poistetaan. Bonuskumppanuusprosessiin liittyvät tiedot poistetaan kahden vuoden kuluessa kumppanuuden päättymisestä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Vastustamisoikeus
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää näitä oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia turvatoimia. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.