Samarbetspartners- och intressentregister

DATASKYDDSBESKRIVNING (fr.o.m. 11.11.2025)

Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 679/2016, artiklarna 12, 13, 14 ja 19 De beskrivningar av behandling av personuppgifter som nämns i denna dataskyddsbeskrivning gäller även dotterbolaget Varuboden på Åland.

Personuppgiftsansvarig:

Namn: Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag Postadress: Örevägen 22, 01510 Vanda tfn 010 76 2600 Besöksadress: Örevägen 22, 01510 Vanda FO-nummer: 2364515-1

Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

tietosuojavastaava@sok.fi

Person som sköter registerärenden

vbo.tietosuoja@sok.fi

Ändamål med behandling av personuppgifter

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är kommunikation i anslutning till vårt andelslags samarbetspartners- och intressentarbete, upprätthållande av kontaktinformation, anordnande av evenemang och aktiviteter för intressenter eller partner, stöd vid avtalsförhandlingar, produktion av evenemang samt genomförande av forskning, feedback eller andra enkäter.

Personuppgifter som behandlas

Namn
Telefonnummer
E-postadress
Organisation/arbetsgivare
Titel/befattning i organisationen
Andra uppgifter som samlats in från kommunikation
Information relaterad till bonuspartnerskapsprocessen

Grund för behandlingen av personuppgifter

Personuppgifterna behandlas på grundval av berättigat intresse. Den personuppgiftsansvariges berättigade intresse grundar sig på ett kund-, samarbets- eller liknande relevant förhållande mellan den personuppgiftsansvarige och den registrerade. De personer som antecknas i registret är representanter för intressenter eller samarbetspartner som är viktiga ur S-gruppens synvinkel. Den registrerade finns med i registret på grund av sin ställning, arbetsuppgift eller intressentförhållande som är viktigt för S-gruppen. Utskick av direktmarknadsföring och kartläggning av tjänsternas funktionalitet baseras på den registrerades samtycke.En person har rätt att återkalla sitt samtycke till behandling av personuppgifter i marknadsföringssyfte om hen så önskar. Återtagande av samtycke påverkar inte lagenligheten för den behandling som har skett utgående från samtycket innan samtycket återtogs.Återkallande av samtycke görs genom att kontakta vbo.tietsouja@sok.fiFör bonuspartner sker behandlingen av personuppgifter på grundval av ett avtal.

Varifrån får vi personuppgifterna?

I regel fås uppgifterna av den registrerade själv. Vi kan också söka efter information från offentliga källor, t.ex. företagens webbsidor och katalogtjänster.

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter behandlas för ändamål som har definierats i den här beskrivningen i elektroniska system och tjänster. Vi använder externa servicepartner för att producera system- och stödtjänster. Personuppgifter kan överföras till använda servicepartner till den del som de deltar i genomförande av åtgärder inom ramen för det uppdrag de har fått.Information kan dessutom överlåtas till myndigheter inom de gränser som den gällande lagstiftningen tillåter och ålägger, till exempel då vi svarar på myndigheters begäran om information.Vi sörjer för att våra partners skydd av personuppgifter är på en tillräcklig nivå på det sätt som lagstiftningen förutsätter.

Överföring av personuppgifter till tredje land eller internationell organisation och tillämpade skyddsåtgärder

Vi överför inte personuppgifter till tredjeländer utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller till internationella organisationer.

Förvaringstid för personuppgifter eller kriterier för bestämning av förvaringstid

Personuppgifter förvaras bara så länge och i den omfattning som det är nödvändigt, och personuppgiftsansvariga utnyttjar dem endast i den verksamhet som de är avsedda för. Vi ser också regelbundet över och raderar inaktuella personuppgifter.Utgångspunkten är att vi sparar personuppgifter så länge samarbetet eller intressentrelationen varar, varefter uppgifterna raderas. Uppgifter som rör bonuspartnerskapsprocessen raderas inom två år efter det att partnerskapet har avslutats.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har följande rättigheter:Rätt att rätt att få tillgång till sina personuppgifter (via begäran om information)Rätt att få sina uppgifter korrigeradeRätt att få sina uppgifter avlägsnadeRätt att begränsa behandlingenRätt att göra invändningRätt att återta sitt samtyckeRätt att överföra uppgifter från ett system till ett annatOm personen vill använda ovan nämnda rättigheter eller få tilläggsinformation om behandlingen av sina personuppgifter, kan hen vara i kontakt med den personuppgiftsansvariga som nämns i den här beskrivningen.Personen har också rätt att inge klagomål till övervakningsmyndighet om hen anser att behandlingen av hens personuppgifter strider mot den gällande dataskyddsregleringen.

Allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Vi skyddar dina personuppgifter omsorgsfullt under hela deras livscykel genom att använda ändamålsenliga säkerhetsmetoder. Inom S-gruppen skyddar vi personuppgifterna bland annat genom förutseende riskhantering och säkerhetsplanering, genom skydd av datatrafik, genom kontinuerligt underhåll av datasystem, genom säkerhetskopiering och genom att använda säkra lokaliteter, passerkontroll och säkerhetssystem. Beviljande och övervakning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet de anställda som deltar i behandlingen av personuppgifter. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar. Om vi trots alla våra skyddsåtgärder upptäcker en personuppgiftsincident undersöker vi den utan dröjsmål och försöker förhindra den skada som orsakats. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen.