DATASKYDDSBESKRIVNING (fr.o.m. 25.5.2018, uppdaterad 24.1.2025)

Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679, artiklarna 12, 13, 14 och 19

De beskrivningar av behandling av personuppgifter som nämns i denna dataskyddbeskrivning  gäller även dotterbolaget Varuboden på Åland.

 

1. Personuppgiftsansvarig

Namn: Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag

Telefon: 010 76 2600

Postadress: PB 35

Besöksadress: Teknobulevarden 3–5, 01530 Vanda

FO-nummer: 2364515-1

 

2. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Person som sköter registerärenden

vbo.tietosuoja@sok.fi

 

4. Registrets namn

Register över kontaktuppgifter tillOsuuskauppa Varuboden-Osla Handelslags förvaltning

 

5. Ändamål med behandling av personuppgifter

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att möjliggöra uppdaterade kontaktuppgifter till personer i förvaltningen (styrelsen, förvaltningsrådet och fullmäktige) för kontakt- och kommunikationsändamål, för anordnande av möten och träffar samt för eventuella researrangemang och evenemang. Därutöver behandlas personuppgifter för betalning av eventuella arvoden.

 

6. Grund för behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas på följande grunder:

Art. 6.1 a) Samtycke

 

7. Beskrivning av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse

Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

 

8. Personuppgifter som behandlas

Namn

E-postadress

Telefonnummer

Personbeteckning

Kontonummer

Skatteprocent

Eventuella födoämnesallergier

 

9. Kategorier av personuppgifter som behandlas

Personer i handelslagets styrelse, förvaltningsråd och fullmäktige.

 

10. Uppgiftskälla och beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källor

Informationen har samlats in från personen själv.

 

11. Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter behandlas i elektroniska system och tjänster för de ändamål som har fastställts i denna beskrivning. Vi anlitar externa servicepartner för att tillhandahålla system- och supporttjänster. Personuppgifter kan överföras till servicepartner i den omfattning som de deltar i genomförandet av åtgärder inom ramen för det givna uppdraget.

Vi säkerställer att våra partner har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter i enlighet med lagstiftningen.

Vi lämnar inte ut registeruppgifter till tredje part. Detta gäller inte utlämnande av uppgifter till myndigheter i enlighet med villkoren och skyldigheterna i gällande lagstiftning, till exempel när vi svarar på myndigheters uppgiftsförfrågningar.

 

12. Överföring av personuppgifter till tredje land eller till internationell organisation samt tillämpade skyddsåtgärder

Vi överför inga personuppgifter till tredjeländer utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

 

13. Lagringstid för personuppgifter och kriterier för fastställande av lagringstid

Personuppgifter i enlighet med denna beskrivning lagras endast så länge och i den omfattning som de är nödvändiga och som den personuppgiftsansvarige använder dem för verksamhet som hänför sig till ovannämnda behandlingsändamål.

Personuppgifterna sparas så länge som den berörda personen är involverad i förvaltningen.

 

14. Den registrerades rättigheter

Registrerade personer har följande rättigheter:

• Rätt till tillgång
• Rätt till rättelse
• Rätt till radering
• Rätt till begränsning av behandling (bestrida uppgifternas korrekthet eller olaglig behandling)
• Rätt att motsätta sig behandling
• Rätt till återkallande av samtycke
• Rätt till dataportabilitet (gällande automatiserad behandling)

 

Om en person vill utöva sina rättigheter eller få mer information om behandlingen av sina personuppgifter kan hen kontakta den personuppgiftsansvarige som anges i denna dataskyddsbeskrivning.

Personen har också rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att vi bryter mot de tillämpliga bestämmelserna om dataskydd vid behandlingen av personuppgifterna.

 

15. Återkallande av samtycke

Vid återkallande av samtycke kan arvode inte betalas ut till personen, och personen måste själv ordna deltagande i interna beredningar inom medlemsområdet.

 

16. Följder av att personuppgift inte lämnas på avtal

Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på ett avtal

 

17. Uppgifter som är betydelsefulla för automatiserat beslutsfattande och profilering

Behandlingen av personuppgifter anknyter inte till automatiserat beslutsfattande och ingen profilering görs utifrån personuppgifter.

 

18. Följder av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Vi skyddar personuppgifterna omsorgsfullt under hela deras livscykel med adekvata dataskydds- och datasäkerhetsmetoder.

I S-gruppen skyddar vi personuppgifterna bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, metoder för att skydda datakommunikationen, ständigt underhåll av datasystemen och säkerhetskopiering samt genom att använda säkra IT-lokaliteter, åtkomstkontroll och säkerhetssystem. Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den initiala behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och övervakning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter och ser till att även personalen hos våra samarbetspartner förstår att personuppgifter är konfidentiella och att det är viktigt att de behandlas på ett säkert sätt. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar.

Om personuppgifter trots alla våra skyddsåtgärder hamnar i fel händer, är det möjligt att identitetsstöld eller annat missbruk av personuppgifter sker. Om vi upptäcker en sådan händelse, börjar vi omedelbart utreda händelsen och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen.