Register för fullmäktigevalet
DATASKYDDSBESKRIVNING (fr.o.m. 25.5.2018)
Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 679/2016, artiklarna 12, 13, 14 ja 19
Personuppgiftsansvarig
Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag
Postadress: PB 35, 01531 Vanda
Tfn: 010 762 600
Besöksadress: Teknobulevarden 3-5
FO-nummer: 2364515-1
Dataskyddsombudets kontaktuppgifter
tietosuojavastaava@sok.fi
Person som sköter registerärenden
vbo.tietosuoja@sok.fi
Registrets namn
Register för fullmäktigevalet
Ändamål med behandling av personuppgifter
Dina personuppgifter samlas in och lagras för framställning av kandidatlistor och valkompass för fullmäktigevalet, för att presentera kandidater och för att ordna fullmäktigevalet. Personuppgiftsansvarig för de personuppgifter du har levererat är Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag.
På basis av uppgifterna i registret produceras kandidatlistorna och valkompassen för val av Handelslagets fullmäktige samt ordnas valet. Handelslaget kan skicka begäran om granskning och komplettering av kandidatlistan till ombudsmännen för kandidatlistan samt inbjudningar till valkompassen och påminnelser om deltagande i valkompassen till kandidaterna i fullmäktigevalet. Handelslaget bestämmer vilka uppgifter som ska matas in i valkompassen.
De uppgifter som kandidaten fyllt i i valkompassen finns offentligt i valkompassen efter att de har publicerats.
Uppgifterna i registret används inte för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring.
Grund för behandlingen av personuppgifter
Dina personuppgifter behandlas på grundval av samtycke (art. 6.1 a)
Beskrivning av den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse
Behandlingen av personuppgifter baserar sig inte på den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse.
Beskrivning av grupper av registrerade
Kandidater i fullmäktigevalet och ombudsmän för kandidatlistorna
Personuppgifter som behandlas
Registret samlar in följande uppgifter om ombudsmän för kandidatlistorna:
• namnet på ombudsmannen och suppleanten för kandidatlistan.
• adress
• medlemsnummer
• telefonnummer
• e-postadress.
Uppgifter som lämnats av kandidaten till kandidatlistan:
• namn
• kandidatens titel eller yrke
• adress
• telefonnummer
• e-postadress
• medlemsnummer
Uppgifter om kandidaten som behandlas i valkompassen:
• kandidatens medlemsområde
• kandidatnummer
• kandidatlistans namn
• kandidatens hemkommun
• ålder
• kandidatens motto eller valtema
• kandidatens övriga svar på frågorna i valkompassen
• kandidatens foto
• kandidatens sidor på sociala medier
Uppgiftskälla och beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källor
Ombudsmannen för kandidatlistan och/eller kandidaten själv samt ägarkundsregistret.
Mottagare av personuppgifter
Personuppgifter behandlas för ändamål som har definierats i den här beskrivningen i elektroniska system och tjänster. Vi använder externa servicepartner för att producera system- och stödtjänster. Personuppgifter kan överföras till befintliga servicepartner till den del som de deltar i genomförande av åtgärder inom ramen för det uppdrag de har fått.
Personuppgifter behandlas av Edita Prima Oy i Finland/inom Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Vi sörjer för att våra partners skydd av personuppgifter är på en tillräcklig nivå på det sätt som lagstiftningen förutsätter.
Vi överlåter inte uppgifterna i registret till en tredje part, utom överlåtelse av uppgifter till myndigheter inom de ramar som lagstiftningen berättigar och förpliktigar till, till exempel vid svar på informationsbegäran från myndighet.
Överföring av personuppgifter till tredje land eller internationell organisation och använda skyddsgarantier
Vi överför inte personuppgifter till tredjeländer utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller till internationella organisationer.
Förvaringstid för personuppgifter eller kriterier för fastställande av den
Personuppgifter i enligt med den här beskrivningen förvaras bara så länge och i den omfattning som det är nödvändigt, och personuppgiftsansvariga utnyttjar dem endast i den verksamhet som de är avsedda för.
Uppgifterna i registret kan förvaras fram till Handelslagets följande val så att ett eventuellt val av en ersättare kan genomföras. Uppgifterna i registret förstörs på ett datasäkert sätt i slutet av fullmäktigeperioden.
Den registrerades rättigheter
Den registrerade personen har följande rättigheter:
• Rätt att få tillgång till sina personuppgifter
• Rätt att få sina uppgifter korrigerade
• Rätt att få sina uppgifter avlägsnade
• Rätt att begränsa behandlingen av uppgifterna (bestrida uppgifternas korrekthet eller lagstridig behandling)
• Rätt att göra invändning
• Rätt att återta sitt samtycke
• Rätt att flytta uppgifterna från ett system till ett annat (för automatisk behandling)
• Rätt att få information om dataskyddsincidenter
Om personen vill använda sina rättigheter eller få tilläggsinformation om behandlingen av sina personuppgifter, kan hen vara i kontakt med den personuppgiftsansvariga som nämns i den här beskrivningen.
Personen har också rätt att klaga till övervakningsmyndighet om hen anser att behandlingen av hens personuppgifter strider mot den gällande dataskyddsregleringen.
Återkallande av samtycke
Den registrerade har rätt att återkalla sitt samtycke om hen så önskar. Återtagande av samtycke påverkar inte lagenligheten för den behandling som har skett utgående från samtycket innan samtycket återtogs.
En person kan återkalla sitt samtycke genom att kontakta den personuppgiftsansvariga eller S-valnämnden i Handelslaget.
Om en person återkallar sitt samtycke till behandling av de uppgifter som lämnats för kandidatlistan, kan hen inte längre vara kandidat eller ombudsman för kandidatlistan vid Handelslagets fullmäktigeval. Om den registrerade återkallar sitt samtycke till behandling av personuppgifter som lämnats för valkompassen, raderas hens uppgifter från valkompassen, men hen kan fortsättningsvis ställa upp som kandidat i valet.
Följder av att personuppgift inte lämnas vid avtal
Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på ett avtal.
Betydelsefulla uppgifter för automatiserat beslutsfattande eller profilering
Behandlingen av personuppgifter är inte relaterad till automatiserat beslutsfattande och det görs ingen profilering utgående från personuppgifterna.
Effekter av behandling av personuppgifter
Vi skyddar dina personuppgifter omsorgsfullt under hela deras livscykel genom att använda ändamålsenliga dataskydds- och datasäkerhetsmedel. Valsystemleverantörerna behandlar personuppgifter i datasäkra serverutrymmen. Tillgången till personuppgifterna har begränsats och personalen har tystnadsplikt.
Inom S-gruppen skyddar vi personuppgifterna bland annat genom förutseende riskhantering och säkerhetsplanering, genom skydd av datatrafik och genom att använda säkra lokaliteter, passerkontroll och säkerhetssystem. Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den första behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och uppföljning av användarrättigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet de anställda som deltar i behandlingen av personuppgifter och sörjer för att också våra samarbetsparters personal förstår vikten av att personuppgifterna behandlas konfidentiellt och på ett säkert sätt. Vi väljer de underleverantörer vi använder med omsorg. Vi uppdaterar ständigt vår interna praxis och våra anvisningar.
Om personuppgifterna trots alla skyddsåtgärder hamnar i fel händer, är det möjligt att personuppgifterna missbrukas. Om vi upptäcker ett sådant fall, börjar vi omedelbart utreda det och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar myndigheter och den registrerade om dataskyddsincidenten i enlighet med kraven i lagstiftningen.