Register över manuella utbetalningar

DATASKYDDSBESKRIVNING (fr.o.m. 25.5.2018, uppdaterad 2.9.2025)

Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679, artiklarna 12, 13, 14 och 19De beskrivningar av behandling av personuppgifter som nämns i denna dataskyddbeskrivning gäller även dotterbolaget Varuboden på Åland.

Personuppgiftsansvarig

Namn: Osuuskauppa Varuboden-Osla HandelslagPostadress: Örevägen 22, 01510 VandaTelefon: 010 76 2600Besöksadress: Örevägen 22, 01510 VandaFO-nummer: 2364515-1

Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

tietosuojavastaava@sok.fi

Person som sköter registerärenden

vbo.tietosuoja@sok.fi

Registrets namn

Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslags register över manuella utbetalningar.

Ändamål med behandling av personuppgifter

Uppgifterna används för att göra en betalning.

Grund för behandling av personuppgifter

Art. 6.1 b) AvtalBehandlingen av personuppgifter baserar sig på ett avtal som ingåtts med den personuppgiftsansvariga i samband med betalningen eller utbetalning av skadeersättning samt bokföringslagen.

Beskrivning av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse

Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

Personuppgifter som behandlas

Namn
Bankkontonummer

Kategorier av personuppgifter som behandlas

Kontaktuppgifter
Bankuppgifter

Uppgiftskälla och beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källor

Nomentia Banking, namn, bankkontonummer och inbetalt belopp.Pappersarkiv, namn, bankkontonummer och belopp som betalats.

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter behandlas i elektroniska system och tjänster för de ändamål som har fastställts i denna beskrivning. Vi anlitar interna och externa servicepartner för att tillhandahålla system- och supporttjänster. Personuppgifter kan överföras till servicepartner i den omfattning som de deltar i genomförandet av åtgärder inom ramen för det givna uppdraget.Personuppgifterna behandlas av systemleverantörernas konsulter, SOK Palveluässä, SOK Talous och SOK IT. Vi använder underleverantörer för behandlingen av personuppgifter och personuppgifterna överförs begränsat utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).Vi säkerställer att våra partner har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter i enlighet med lagstiftningen.Vi lämnar inte ut registeruppgifter till tredje part. Detta gäller inte utlämnande av uppgifter till myndigheter i enlighet med villkoren och skyldigheterna i gällande lagstiftning, till exempel när vi svarar på myndigheters uppgiftsförfrågningar. Vi lämnar ut uppgifter till myndigheter i enlighet med villkoren och skyldigheterna i gällande lagstiftning, till exempel när vi svarar på myndigheters uppgiftsförfrågningar.

Överföring av personuppgift till tredje land eller till internationell organisation samt tillämpade skyddsåtgärder

Vi använder underleverantörer för behandlingen av personuppgifter och personuppgifterna överförs begränsat utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Tekniskt underhåll av kundinformationssystemen kan även utföras utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) med hjälp av fjärranslutningar och med hänsyn tagen till kraven i dataskyddslagstiftningen.Personuppgifter överförs inte till internationella organisationer.Personuppgifter överförs utanför EU och EES, om det är nödvändigt för att genomföra teknisk behandling av personuppgifterna. Vår servicepartner för underhåll eller teknisk support har förbundit sig till dataskyddsåtgärder i enlighet med service- och databehandlingsavtalet och EU:s standardklausuler.

Lagringstid för personuppgifter och kriterier för fastställande av lagringstid

Personuppgifter i enlighet med denna beskrivning lagras endast så länge och i den omfattning som de är nödvändiga och som den personuppgiftsansvarige använder dem för verksamhet som hänför sig till ovannämnda behandlingsändamål i enlighet med bokföringslagens arkiveringskrav.Verifikat som arkiveras på verksamhetsställena: innevarande år + 1 år.

Den registrerades rättigheter

Registrerade personer har följande rättigheter:

Rätt till tillgång (via en informationsbegäran)
Rätt till rättelse
Rätt till radering
Rätt till begränsning av behandling
Rätt att överföra uppgifterna från ett system till ett annat
Rätt att få information om personuppgiftsincidenter

Om en person vill utöva sina rättigheter eller få mer information om behandlingen av sina personuppgifter kan hen kontakta den personuppgiftsansvarige som anges i denna dataskyddsbeskrivning.Personen har också rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att vi bryter mot de tillämpliga bestämmelserna om dataskydd vid behandlingen av personuppgifterna.

Återkallande av samtycke

Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på samtycke.

Följder av att personuppgift inte lämnas på avtal

Ingen manuell utbetalning görs om de uppgifter som behövs för att göra utbetalningen inte lämnas ut.

Uppgifter som är betydelsefulla för automatiserat beslutsfattande eller profilering

Behandlingen av personuppgifter anknyter inte till automatiserat beslutsfattande och ingen profilering görs utifrån personuppgifter.

Följder av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Vi skyddar personuppgifterna omsorgsfullt under hela deras livscykel med adekvata dataskydds- och datasäkerhetsmetoder. Ekonomiförvaltningens systemleverantörer behandlar personuppgifterna i datasäkra serverutrymmen. Åtkomsten till personuppgifterna är begränsad och personalen har tystnadsplikt.I S-gruppen skyddar vi dina personuppgifter bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, metoder för att skydda datakommunikationen och genom att använda säkra utrymmen för utrustningen, åtkomstkontroll och säkerhetssystem.Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den initiala behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och övervakning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter och ser till att även personalen hos våra samarbetspartner förstår att personuppgifter är konfidentiella och att det är viktigt att de behandlas på ett säkert sätt. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar.Om personuppgifter trots alla våra skyddsåtgärder hamnar i fel händer, är det möjligt att identitetsstöld eller annat missbruk av personuppgifter sker. Om vi upptäcker en sådan händelse, börjar vi omedelbart utreda händelsen och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen.