DATASKYDDSBESKRIVNING (fr.o.m. 1.1.2024)

Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 679/2016, artiklarna 12, 13, 14 ja 19

 

1. Personuppgiftsansvarig

Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag

Postadress: PB 35, 01531 Vanda

Tfn: 010 762 600

Besöksadress: Teknobulevarden 3-5

FO-nummer: 2364515-1

 

2. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Person som sköter registerärenden

vbo.tietosuoja@sok.fi

 

4. Registrets namn

Utlottnings- och belöningsregister för fullmäktigevalet

 

5. Avsikten med behandlingen av personuppgifter

Uppgifterna om dem som röstat i Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslags fullmäktigeval 2024 används på engångsbasis för att ordna utlottning bland alla de personmedlemmar som röstat i valet. Vinnarna dras bland väljarna av Edita Prima Oy, som är producent av valtjänsten. Utlottningen sker systemtekniskt på ett sådant sätt att valhemligheten bevaras och väljaren inte kan kopplas till den avgivna rösten.

Uppgifterna om väljarna kommer att användas för att slutföra utlottningen, kontakta vinnaren och leverera priset till vinnaren.

Utlottningen ordnas av Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag.

Om en väljare inte vill att hens uppgifter ska användas i utlottningen kan hen ange sitt namn och medlemsnummer till vbo.val@sok.fi senast 30 april 2024.

Väljaren kan då inte delta i utlottningen.

Vinnarens namn och hemkommun kan publiceras om hen separat ger tillstånd till det efter utlottningen.

Väljarnas uppgifter används för att leverera priset till den personmedlem som röstat.

 

6. Grund för behandlingen av personuppgifter

Personuppgifterna behandlas på följande grunder

Art. 6.1 a) Samtycke

Offentliggörande av vinnarens namn och hemkommun baserar sig på vinnarens samtycke.    

Artikel 6.1 f) Berättigat intresse

Behandlingen av personuppgifter i syfte att organisera utlottningen, kontakta vinnaren och leverera priset till vinnaren baseras på ett berättigat intresse.

 

7. Beskrivning av den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse

Röstberättigade medlemmar väljer genom val personer att representera ägarkunder och använda beslutanderätt i sitt eget handelslags fullmäktige. Det är således fråga om handelslagens och hela S-gruppens behov att aktivera sina medlemmar i handelslagets verksamhet och rösta i det lagstadgade fullmäktigevalet. Dessutom vill man genom utlottningen väcka intresse för fullmäktigevalet.

 

8. Personuppgifter som behandlas

9. Personuppgiftsgrupper som behandlas

Namn och kontaktuppgifter

 

10. Uppgiftskälla och beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källor

Den information som krävs för leverans av priset och samtycke till publicering av vinnaren kommer att erhållas av den som vunnit i utlottningen.

 

11. Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter behandlas för ändamål som har definierats i den här beskrivningen i elektroniska system och tjänster. Vi använder externa servicepartner för att producera system- och stödtjänster. Personuppgifter kan överföras till befintliga servicepartner till den del som de deltar i genomförande av åtgärder inom ramen för det uppdrag de har fått.

Vi sörjer för att våra partners skydd av personuppgifter är på en tillräcklig nivå på det sätt som lagstiftningen förutsätter.

Vi överlåter inte uppgifterna i registret till en tredje part, utom överlåtelse av uppgifter till myndigheter inom de ramar som lagstiftningen berättigar och förpliktigar till, till exempel vid svar på informationsbegäran från myndighet.

 

12. Överföring av personuppgifter till tredje land eller internationell organisation och använda skyddsåtgärder

Vi överför inte personuppgifter till tredjeländer utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller till internationella organisationer.

 

13. Förvaringstid för personuppgifter eller kriterier för bestämning av förvaringstid

Personuppgifter i enligt med den här beskrivningen förvaras bara så länge och i den omfattning som det är nödvändigt, och personuppgiftsansvariga utnyttjar dem endast i den verksamhet som de är avsedda för.

De uppgifter om vinnaren som har samlats i utlottningsregistret för fullmäktigevalet förstörs på ett datasäkert sätt senast tre månader efter att priset har levererats.

 

14. Den registrerades rättigheter

Om en väljare inte vill att hens uppgifter ska användas i utlottningen och belöningen kan hen ange sitt namn och medlemsnummer till vbo.val@sok.fi senast 30 april 2024.

Väljaren kommer då inte att kunna delta i utlottningen och belöningen.

Dessutom har den registrerade följande rättigheter:

Om personen vill använda ovan nämnda rättigheter eller få tilläggsinformation om behandlingen av sina personuppgifter, kan hen vara i kontakt med den personuppgiftsansvariga som nämns i den här beskrivningen.

Personen har också rätt att inge klagomål till övervakningsmyndighet om hen anser att behandlingen av hens personuppgifter strider mot den gällande dataskyddsregleringen.

 

15. Återkallande av samtycke

En person har rätt att återta sitt samtycke till behandling av personuppgifter om hen så önskar. Återtagande av samtycke påverkar inte lagenligheten för den behandling som har skett utgående från samtycket innan samtycket återtogs.

Återkallande av samtycke görs genom att kontakta vbo.val@sok.fi

 

16. Följder av att personuppgift inte lämnas vid avtal

Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på ett avtal.

 

17. Betydelsefulla uppgifter för automatiserat beslutsfattande eller profilering

Behandlingen av personuppgifter är inte relaterad till automatiserat beslutsfattande och det görs ingen profilering utgående från personuppgifterna.

 

18. Effekterna av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Vi skyddar dina personuppgifter omsorgsfullt under hela deras livscykel genom att använda ändamålsenliga dataskydds- och datasäkerhetsmedel.

Inom S-gruppen skyddar vi personuppgifterna bland annat genom förutseende riskhantering och säkerhetsplanering, genom skydd av datatrafik, genom kontinuerligt underhåll av datasystem, genom säkerhetskopiering  och genom att använda säkra lokaliteter, passerkontroll och säkerhetssystem. Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den första behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och uppföljning av användarrättigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet de anställda som deltar i behandlingen av personuppgifter och sörjer för att också våra samarbetsparters personal förstår vikten av att personuppgifterna behandlas konfidentiellt och på ett säkert sätt. Vi väljer de underleverantörer vi använder med omsorg. Vi uppdaterar ständigt vår interna praxis och våra anvisningar.

Om personuppgifterna trots alla skyddsåtgärder hamnar i fel händer, kan det förekomma identitetsstöld eller missbruk av personuppgifter. Om vi upptäcker ett sådant fall, börjar vi omedelbart utreda det och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar myndigheter och den registrerade om dataskyddsincidenten i enlighet med kraven i lagstiftningen.