TIETOSUOJASELOSTE (12.4.2024 alkaen, päivitetty 24.1.2025)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag

Postiosoite: PL 35, 01531 Vantaa

puh: 010 76 2600

Käyntiosoite: Teknobulevardi 3-5, 01530 Vantaa

Y-tunnus: 2364515-1

 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

vbo.tietosuoja@sok.fi

 

4. Rekisterin nimi

Osuuskauppa Varuboden- Osla Handelslagin polttoöljykaupan asiakasrekisteri

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään osana polttoöljyn myynnin toteuttamista varten.

Henkilötietoja käsitellään tehtäessä myyntitilausten kirjaamista asiakkaittain puhelimitse tai järjestelmän kautta sekä maksamiseen ja bonusten kirjaamiseen, ja niitä välitetään edelleen polttoöljyn toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi.

Laskutuksen yhteydessä luovutamme henkilötietoja laskutusasiakasrekisteriin polttoöljyn myynnin toteuttamiseksi ja mahdollista perintää varten. Katso lisätietoja Varuboden-Oslan laskutusasiakasrekisterin tietosuojaselosteesta.

 

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:

Art. 6.1 b) Sopimus

Tilaus ja toimitussopimus

 

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

 

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Osuuskaupan polttoöljykaupan toteuttamiseen käsittelemät tiedot:

• Nimi
• Henkilötunnus (y-tunnus)
• Toimitusosoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Osuuskaupan jäsennumero
• S-Business-kortin numero
• Laskutusosoite, jos eri kuin toimitusosoite
• Mahdolliset tontin erikoispiirteet kuljetusyhtiölle
• Tiedot asiakkaan ostoista
• Maksutiedot
• Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
• Tieto luottokelpoisuudesta
• Markkinointisuostumukset – ja kiellot

 

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkaan yhteystiedot, luottotiedot, laskutustiedot, toimituspaikan tiedot, tilaushistoria, markkinointisuostumus tai - kielto

 

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään.

Tieto luottokelpoisuudesta saadaan yhteistyökumppanin järjestelmästä.

 

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa.

Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään polttoöljytoimittajamme sekä tämän kumppaneina toimivien kuljetusliikkeiden toimesta.

Tietoa ostoista luovutetaan laskutuskumppanillemme polttoöljytilauksen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa.

Lisäksi voimme siirtää erääntyneen saatavamme perintään kolmannelle osapuolelle.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille polttoöljytilauksen laskutusta varten.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

 

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

 

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Tilausportaali: asiakastieto poistetaan laskutuksen jälkeen + 2 kk, tai kun saatavat on suoritettu.

Osuuskaupan asiakasjärjestelmä: asiakastiedot 1 vuotta viimeisestä tilauksesta, mikäli asiakas ei ole käyttänyt palvelua.

Polttoöljyn toimittaja säilyttää tilaustietoja kuluvan vuoden + 2 vuotta turvallisten polttonestetoimitusten varmistamiseksi.

Kuljetusyhtiö säilyttää toimitukseen liittyviä tietoja kirjanpitolainsäädännön edellyttämät 6+1 vuotta.

 

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Vastustamisoikeus
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Polttoöljykaupan luottomyyntisopimus ei toteudu eikä polttoöljyä voida toimittaa.

 

16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilön luottoluokitustieto saadaan yhteistyökumppanimme luottotietorekisteristä automaattisen luottotietokyselyn välityksellä. Polttoöljytilauksen yhteydessä tulee antaa henkilötunnus, joka toimii luottotietokyselyn käynnistävänä tietona. Käsittelemme tietoja automaattisesti luottopäätösjärjestelmään ennalta määriteltyjen päätössääntöjen mukaisesti. Tarkastelemme automaattisessa arvioinnissa luotonmyönnön edellytyksiä. Automaattinen päätöksenteko on välttämätöntä polttoöljysopimuksen ja luottomyynnin toteuttamiseksi. Tutkimme käyttämämme kumppanit ja luottoluokitusmenetelmät säännöllisesti sen varmistamiseksi, että menetelmät ovat oikeudenmukaisia, tehokkaita ja tasapuolisia.

 

17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.