DATASKYDDSBESKRIVNING (fr.o.m. 25.5.2018, uppdaterad 24.1.2025)

Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679, artiklarna 12, 13, 14 och 19

De beskrivningar av behandling av personuppgifter som nämns i denna dataskyddbeskrivning  gäller även dotterbolaget Varuboden på Åland.

 

1. Personuppgiftsansvarig

Namn: Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag

Postadress: PB 35, 01531 Vanda

Besöksadress: Teknobulevarden 3–5, 01530 Vanda

FO-nummer: 2364515-1

 

2. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter 

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Person som sköter registerärenden

vbo.tietosuoja@sok.fi

 

4. Registrets namn

Register över Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslags beställningar och bokningar

 

5. Ändamål med behandling av personuppgifter

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är tillfällig behandling av personuppgifter vid verksamhetsstället i syfte att leverera en beställning eller genomföra en bokning.

Exempel på behandling: blomsterbeställning, bordsreservering, bageribeställning, beställning av julkorg, beställning av julskinka, annan kundbeställning, släpvagnsuthyrning.

 

6. Grund för behandling av personuppgifter

Art. 6.1 b) Avtal

Personuppgifter behandlas i syfte att fullgöra ett avtal mellan Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag och kunden.

 

7. Beskrivning av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse

Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

 

8. Personuppgifter som behandlas

• Namn
• Adress
• Telefonnummer
• E-postadress
• Vid släpvagnsuthyrning även personbeteckning och körkortskategori

 

9. Kategorier av personuppgifter som behandlas

• Namn och kontaktuppgifter
• Koder för körrättigheter
• Personbeteckning

 

10. Uppgiftskälla och beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källor

Informationen inhämtas från personen själv, antingen muntligen eller skriftligen med hjälp av ett online- eller pappersformulär.

 

11. Mottagare av personuppgifter 

Personuppgifter behandlas i elektroniska system och tjänster för de ändamål som har fastställts i denna beskrivning. Vi anlitar externa servicepartner för att tillhandahålla system- och supporttjänster. Personuppgifter kan överföras till servicepartner i den omfattning som de deltar i genomförandet av åtgärder inom ramen för det givna uppdraget.

Vi säkerställer att våra partner har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter i enlighet med lagstiftningen.

Vi lämnar inte ut registeruppgifter till tredje part. Detta gäller inte utlämnande av uppgifter till myndigheter i enlighet med villkoren och skyldigheterna i gällande lagstiftning, till exempel när vi svarar på myndigheters uppgiftsförfrågningar.

 

12. Överföring av personuppgifter till tredjeländer eller till en internationell organisation samt tillämpade skyddsgarantier

Vi använder underleverantörer för behandlingen av personuppgifter och personuppgifterna överförs begränsat utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Personuppgifter överförs inte till internationella organisationer.

 

13. Lagringstid för personuppgifter och kriterier för fastställande av lagringstid

Personuppgifter i enlighet med denna beskrivning lagras endast så länge och i den omfattning som nämns i denna beskrivning och som den personuppgiftsansvarige använder dem för verksamhet som hänför sig till ovannämnda behandlingsändamål.

För bokningar raderas uppgifterna så snart beställningen har levererats.

Vid uthyrning av släpvagnar sparas personuppgifterna i tre månader efter hyrestidens slut för eventuella ersättningssituationer.

 

14. Den registrerades rättigheter

• Registrerade personer har följande rättigheter:
• Rätt till tillgång till personuppgifter genom att lämna en informationsbegäran
• Rätt till rättelse
• Rätt till radering
• Rätt till begränsning av behandling
• Rätt att få information om en personuppgiftsincident
• Om en person vill utöva sina rättigheter eller få mer information om behandlingen av sina personuppgifter kan hen kontakta den personuppgiftsansvarige som anges i denna dataskyddsbeskrivning.
• Personen har också rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att vi bryter mot de tillämpliga bestämmelserna om dataskydd vid behandlingen av personuppgifterna.

 

15. Återkallande av samtycke

Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på samtycke.

 

16. Följder av att personuppgift inte lämnas på avtal

Den beställning eller bokning som kunden har gjort kommer inte att fullföljas.

 

17. Uppgifter som är betydelsefulla för automatiserat beslutsfattande eller profilering

Behandlingen av personuppgifter anknyter inte till automatiserat beslutsfattande och ingen profilering görs utifrån personuppgifter.

 

18. Följder av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Vi skyddar personuppgifterna omsorgsfullt under hela deras livscykel med adekvata dataskydds- och datasäkerhetsmetoder. Åtkomsten till personuppgifterna är begränsad och personalen har tystnadsplikt.

I S-gruppen skyddar vi personuppgifterna bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, metoder för att skydda datakommunikationen, ständigt underhåll av datasystemen och säkerhetskopiering samt genom att använda säkra IT-lokaliteter, åtkomstkontroll och säkerhetssystem. Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den initiala behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och övervakning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter och ser till att även personalen hos våra samarbetspartner förstår att personuppgifter är konfidentiella och att det är viktigt att de behandlas på ett säkert sätt. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar.

Om personuppgifter trots alla våra skyddsåtgärder hamnar i fel händer, är det möjligt att missbruk av personuppgifter sker. Om vi upptäcker en sådan händelse, börjar vi omedelbart utreda händelsen och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen.