DATASKYDDSBESKRIVNING (fr.o.m. 1.1.2024, uppdaterad 24.1.2025)

Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679, artiklarna 12, 13, 14 och 19

De beskrivningar av behandling av personuppgifter som nämns i denna dataskyddbeskrivning  gäller även dotterbolaget Varuboden på Åland.

 

1. Personuppgiftsansvarig

Namn: Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag

Postadress: PB 35, 01531 Vanda

Tfn 010 76 2600

Besöksadress: Teknobulevarden 3–5, 01530 VANDA

FO-nummer: 2364515-1

 

2. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Person som sköter registerärenden

vbo.tietosuoja@sok.fi

 

4. Registrets namn

Register för utlottningar och belöningar vid Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslags fullmäktigeval

 

5. Ändamål med behandling av personuppgifter

I Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslags fullmäktigeval 2024 används väljarnas uppgifter en gång för att arrangera utlottningen bland alla personmedlemmar som röstat. Vinnarna dras bland dem som röstat av leverantören av valtjänster Edita Prima Oy. Utlottningen sker med hjälp av systemtekniska medel så att valhemligheten bevaras och väljaren inte kan kopplas till den givna rösten.

Väljarnas uppgifter används för att genomföra utlottningen, kontakta vinnaren och leverera priset till vinnaren.

Utlottningen ordnas av Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag.

Om väljaren inte vill att hens uppgifter ska användas vid utlottningen ska hen meddela sitt namn och sitt medlemsnummer i handelslaget till vbo.vaalit@sok.fi senast 30.4.2024.

Väljaren kan då inte delta i utlottningen.

Vinnarens namn och hemkommun kan publiceras, om vinnaren på särskild begäran efter utlottningen ger sitt samtycke till det.

Väljarnas uppgifter används för leveransen av belöningen till personalmedlemmar som har röstat.

 

6. Grund för behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas på följande grunder

Art. 6.1 a) Samtycke

Utlämningen av vinnarens namn och hemkommun grundar sig på vinnarens samtycke.

 

Art. 6.1 f) Berättigat intresse

Behandlingen av personuppgifter för anordnande av utlottning, kontakt med vinnaren och leverans av priset till vinnaren grundar sig på ett berättigat intresse.

 

7. Beskrivning av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse

Röstberättigade medlemmar väljer genom val personer att företräda ägarkunderna och utöva beslutanderätt i det egna handelslagets fullmäktige. Det handlar därmed om handelslagens och hela S-gruppens behov av att få sina röstberättigade medlemmar att aktivera sig i handelslagets verksamhet genom att rösta i lagstadgade fullmäktigeval. Dessutom vill man genom utlottningen väcka intresse för fullmäktigevalet.

 

8. Personuppgifter som behandlas

namn och medlemsnummer i handelslaget

hemkommun

telefonnummer, e-postadress eller postadress

 

9. Kategorier av personuppgifter som behandlas

Namn och kontaktuppgifter

 

10. Uppgiftskälla och beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källor

De uppgifter som behövs för leveransen av priset och det samtycke som behövs för publiceringen av vinnaren fås av vinnaren själv.

 

11. Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter behandlas i elektroniska system och tjänster för de ändamål som har fastställts i denna beskrivning. Vi anlitar externa servicepartner för att tillhandahålla system- och supporttjänster. Personuppgifter kan överföras till servicepartner i den omfattning som de deltar i genomförandet av åtgärder inom ramen för det givna uppdraget.

Vi säkerställer att våra partner har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter i enlighet med lagstiftningen.

Vi lämnar inte ut registeruppgifter till tredje part. Detta gäller inte utlämnande av uppgifter till myndigheter i enlighet med villkoren och skyldigheterna i gällande lagstiftning, till exempel när vi svarar på myndigheters uppgiftsförfrågningar.

 

12. Överföring av personuppgift till tredje land eller till internationell organisation samt tillämpade skyddsåtgärder

Vi överför inga personuppgifter till tredjeländer utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

 

13. Lagringstid för personuppgifter och kriterier för fastställande av lagringstid

Personuppgifter i enlighet med denna beskrivning lagras endast så länge och i den omfattning som de är nödvändiga och som den personuppgiftsansvarige använder dem för verksamhet som hänför sig till ovannämnda behandlingsändamål.

De personuppgifter om vinnaren som sparats i utlottningsregistret för fullmäktigevalet förstörs på ett datasäkert sätt efter att priset har överlämnats senast tre månader efter att alla priser har levererats.

 

14. Den registrerades rättigheter

Om väljaren inte vill att hens uppgifter ska användas vid utlottningen och belöningen ska hen meddela sitt namn och sitt medlemsnummer i handelslaget till vbo.vaalit@sok.fi senast 30.4.2024.

Väljaren kan då inte delta i utlottningen och belöningen.

Registrerade personer har därtill följande rättigheter:

• Rätt till tillgång (via en informationsbegäran)
• Rätt till rättelse, -”-
• Rätt till radering
• Rätt till begränsning av behandling
• Rätt att motsätta sig behandling
• Rätt till återkallande av samtycke
• Rätt att överföra uppgifterna från ett system till ett annat

 

Om en person vill utöva sina rättigheter eller få mer information om behandlingen av sina personuppgifter kan hen kontakta den personuppgiftsansvarige som anges i denna dataskyddsbeskrivning.

Personen har också rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att vi bryter mot de tillämpliga bestämmelserna om dataskydd vid behandlingen av personuppgifterna.

 

15. Återkallande av samtycke

En person har rätt att återkalla sitt samtycke till behandling av personuppgifter om hen så önskar. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av behandling som utförts med stöd av samtycket innan det återkallades.

Återkallande av samtycke görs genom att kontakta vbo.vaalit@sok.fi

 

16. Följder av att personuppgift inte lämnas på avtal

Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på ett avtal.

 

17. Uppgifter som är betydelsefulla för automatiserat beslutsfattande eller profilering

Behandlingen av personuppgifter anknyter inte till automatiserat beslutsfattande och ingen profilering görs utifrån personuppgifter.

 

18. Följder av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Vi skyddar personuppgifterna omsorgsfullt under hela deras livscykel med adekvata dataskydds- och datasäkerhetsmetoder.

I S-gruppen skyddar vi personuppgifterna bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, metoder för att skydda datakommunikationen, ständigt underhåll av datasystemen och säkerhetskopiering samt genom att använda säkra IT-lokaliteter, åtkomstkontroll och säkerhetssystem. Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den initiala behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och övervakning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter och ser till att även personalen hos våra samarbetspartner förstår att personuppgifter är konfidentiella och att det är viktigt att de behandlas på ett säkert sätt. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar.

Om personuppgifter trots alla våra skyddsåtgärder hamnar i fel händer, är det möjligt att identitetsstöld eller annat missbruk av personuppgifter sker. Om vi upptäcker en sådan händelse, börjar vi omedelbart utreda händelsen och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen.