TIETOSUOJASELOSTE (1.1.2024 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag

Postiosoite: PL 35, 01531 Vantaa

Puh: 010 76 2600

Käyntiosoite: Teknobulevardi 3-5

Y-tunnus: 2364515-1

 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

vbo.tietosuoja@sok.fi

 

4. Rekisterin nimi

Edustajiston vaalien arvonta- ja palkitsemisrekisteri

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslagetin vuoden 2024 edustajiston vaaleissa äänestäneiden tietoja käytetään kertaluonteisesti arvonnan järjestämiseksi kaikkien äänestäneiden henkilöjäsenten kesken. Voittajat arvotaan äänestäneiden keskenvaalipalvelun tuottajan Edita Prima Oy:n toimesta. Arvonta tapahtuu järjestelmäteknisin keinoin siten, että vaalisalaisuus säilyy eikä äänestäjää voi yhdistää annettuun ääneen.

Äänestäneiden tietoja käytetään arvonnan suorittamiseksi, voittajan kontaktoimiseksisekä palkinnon toimittamiseksi voittajalle.

Arvonnan järjestää Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag.

Mikäli äänestäjä ei halua, että hänen tietojaan käytetään arvonnassa, hän voi ilmoittaa nimensä ja osuuskaupan jäsennumeronsa osoitteeseen vbo.vaalit@sok.fi 30.4.2024 mennessä.

Äänestäjä ei voi silloin osallistua arvonaan.

Voittajan nimi ja kotikunta voidaan julkaista, mikäli voittaja arvonnan jälkeen antaa siihen erikseen pyydettävän suostumuksen.

Äänestäneiden tietoja käytetään palkitsemisen toimittamiseksi äänestäneelle henkilöjäsenelle.

 

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein

Art. 6.1 a) Suostumus

Voittajan nimen ja kotikunnan julkaiseminen perustuu voittajan suostumukseen.    

Art.6.1 f) Oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittely arvonnan järjestämiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä palkinnon toimittamiseksi voittajalle perustuu oikeutettuun etuun.

 

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Äänioikeutetut jäsenet valitsevat vaaleilla henkilöt edustamaan asiakasomistajia ja käyttämään päätösvaltaa oman osuuskauppansa edustajistossa. Kyseessä on siten osuuskauppojen ja koko S-ryhmän tarve saada äänioikeutetut jäsenensä aktivoitumaan osuuskaupan toimintaan äänestämällä lakisääteisissä edustajiston vaaleissa. Lisäksi arvonnalla halutaan herättää mielenkiintoa edustajiston vaaleja kohtaan.

 

8. Käsiteltävät henkilötiedot

 

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Nimi ja yhteystiedot

 

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Palkinnon toimittamista varten tarvittavat tiedot ja suostumus voittajan julkaisua varten saadaan arvonnan voittajalta itseltään.

 

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

 

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

 

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Edustajiston vaalien arvontarekisteriin kerätyt henkilötiedot voittajasta hävitetään tietoturvallisesti palkinnon toimittamisen jälkeen viimeistään kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun kaikki palkinnot on toimitettu.

 

14. Rekisteröidyn oikeudet

Mikäli äänestäjä ei halua, että hänen tietojaan käytetään arvonnassa ja palkitsemisessa, hän voi ilmoittaa nimensä ja osuuskaupan jäsennumeronsa osoitteeseen vbo.vaalit@sok.fi 30.4.2024 mennessä.

Äänestäjä ei voi silloin osallistua arvontaan ja palkitsemiseen.

Rekisteröidyllä henkilöllä on lisäksi seuraavat oikeudet:

Jos henkilö haluaa käyttää näitä oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

15. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä osoitteeseen vbo.vaalit@sok.fi

 

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

 

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.