TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen, päivitetty 24.1.2025)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Tässä tietosuojaselosteessa mainitut henkilötietojen käsittelykuvaukset koskevat myös tytäryhtiö Varuboden på Ålandia.

 

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag

Postiosoite: PL 35, 01531 Vantaa

Puh: 010 76 2600

Käyntiosoite: Teknobulevardi 3-5, Vantaa

Y-tunnus: 2364515-1

 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

vbo.tietosuoja@sok.fi

 

4. Rekisterin nimi

Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslagin markkinointirekisteri

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään markkinointi- ja viestintätarkoituksissa suoramarkkinoinnin, uutiskirjeiden, tapahtumakutsujen ja materiaalin lähettämiseen sekä palveluista ja tapahtumista tiedottamiseen.

Henkilötietoja käsitellään myös markkinointi- ja viestintämateriaalien tuotannossa, kun kuvissa näkyy henkilöitä.

 

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:

Art. 6.1 a) Suostumus

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.

 

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

 

8. Käsiteltävät henkilötiedot

• etu- ja sukunimi
• sähköpostiosoite
• katuosoite
• puhelinnumero
• markkinointisuostumus ja/tai kielto
• kuvauslupa
• äidinkieli
• syntymäaika tai ikä

 

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkaan yhteystiedot sekä markkinointisuostumukset ja -kiellot, kuvauslupa

 

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

 

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Kuvauslupa annetaan paperisella lomakkeella, jonka rekisteröity itse täyttää. Luvat säilytetään lukitussa arkistossa.

Kuvausluvat säilytetään, niin kauan kuin kuvat ovat käytössä.

 

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

 

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä markkinointi- ja viestintätarkoituksiin. Henkilötiedot poistetaan rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä henkilön käytettyä kielto-oikeuttaan tai kun on perusteltu syy olettaa, etteivät henkilötiedot ole enää täsmällisiä (esimerkiksi viestit eivät mene enää perille).

 

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Oikeus tietojen poistamiseen

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Vastustamisoikeus

Oikeus peruuttaa suostumus

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää näitä oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

15. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Suostumuksen voi peruuttaa sähköisissä markkinointiviesteissä olevan linkin avulla tai olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään.

 

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

 

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.