TIETOSUOJASELOSTE (Päivitetty 6.6.2019)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag

Postiosoite: PL 35, 01531 Vantaa

Käyntiosoite: Teknobulevardi 3-5, 01530 Vantaa

Y-tunnus: 2364515-1

 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot 

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

vbo.tietosuoja@sok.fi

 

4. Rekisterin nimi

Osuuskauppa Varuboden-Oslan Handelslagetin tilausten ja varausten yhteystietorekisteri

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on väliaikainen henkilötietojen käsittely toimipaikassa tilauksen toimittamiseksi tai varauksen toteuttamiseksi.

Esimerkkejä käsittelystä: pöytävaraus, leipomotilaus, joulukoritilaus, joulukinkkutilaus, muu asiakastilaus, peräkärryvuokraus.

 

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Art. 6.1 b) Sopimus
Henkilötietoja käsitellään Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslagetin ja asiakkaan välisen sopimuksen toteuttamiseksi.

 

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

 

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite.

 

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite.
Tilauksen tai varauksen tiedot

 

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan henkilöltä itseltään joko suullisesti tai kirjallisesti käyttäen verkko- tai paperilomaketta.

 

11. Henkilötietojen vastaanottajat 

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Henkilötietoja käsitellään ajanvaraus- ja asiakaskortistojärjestelmän palvelutoimittajan toimesta Suomessa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

 

12.  Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.

 

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Asiakasvarausjärjestelmän tunnuksia säilytetään kuluva vuosi + 1 vuotta viimeisimmästä varauksesta.
Asiakaskortteja/-tietoja säilytetään kuluva vuosi + 1 vuotta viimeisimmästä käynnistä.

 

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

 

15. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

 

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Asiakkaan tekemä tilaus tai varaus ei toteudu.

 

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.